1. Fakturácia od účtovníka
Technicky najmenej zdatní podnikatelia často nechávajú tvorbu faktúr na externého účtovníka. „Zavolajú mu a nadiktujú údaje klienta, fakturované položky a cenu. Alebo údaje pošlú e-mailom. Účtovník potom pripraví doklad a pošle ho klientovi,“ opísal Kriváň.
Cena za vystavenie faktúry sa líši od účtovníka k účtovníkovi – podľa cenníkov na internete takáto práca vyjde na 2,50 až 5 €.
Výhody:
● Faktúry sú správne.
Nevýhody:
● Vyššie náklady na účtovníka.
● Podnikateľ faktúry nemá u seba. Ak potrebuje niečo vyhľadať, musí kontaktovať účtovníka. Preto môže mať horší prehľad o obchodných prípadoch a platbách od zákazníkov. Napríklad môže až s oneskorením zistiť, že má neuhradené faktúry po splatnosti.
2. Fakturácia v Exceli či Worde
Veľa podnikateľov vystavuje faktúry v Exceli alebo vo Worde. „Vyhľadajú si na internete vzor a ten potom kopírujú. Do každej faktúry vypĺňajú údaje ručne, ide napríklad o fakturačné údaje klienta, dátum vystavenia dokladu, dátum splatnosti, položky, sumu a číslo faktúry,“ uviedol Kriváň.
Hotovú faktúru si podnikatelia uložia do počítača a potom ju e-mailom pošlú klientovi.
Výhody:
● Odpadá platenie účtovníka alebo fakturačného nástroja.
● Živnostník má faktúry u seba.
Nevýhody:
● Vo faktúrach sa často objavujú chyby, napr. podnikateľ zabudne prepísať číslo dokladu.
● Vzniká tak ďalšia administratíva – k chybným faktúram musí podnikateľ vystaviť opravný doklad a poslať ho zákazníkovi.
● Ak sa živnostník nevyzná v účtovníctve, je tu riziko, že si stiahne neaktuálny vzor a ani to nezistí.
● Manuálne vystavenie faktúry a kontrola údajov zaberie viac času.
● Ak nezálohuje, môže pri poruche počítača o doklady prísť.
● Keď sa mu v programe nedarí faktúru vystaviť, nemá sa na koho obrátiť.
3. Fakturácia vo fakturačnom programe
Na tvorbu faktúr existujú špecializované softvéry, ako napríklad iDoklad. Do nich podnikateľ nahrá svoje údaje a číslo bankového účtu. Potom začne tvoriť faktúry. Údaje vypĺňa do predpripravených kolónok. „Program mu to dosť uľahčí. Napríklad stačí napísať IČO zákazníka a softvér načíta fakturačnú adresu z databázy. Program tiež automaticky dopĺňa číslo dokladu, dátum splatnosti a unikátny variabilný symbol,“ opísal Kriváň.
Hotovú faktúru si môže buď stiahnuť v pdf do počítača, alebo ju rovno z aplikácie pošle klientovi. Keď si podnikateľ spáruje s fakturačným programom svoj bankový účet, prijatá platba sa automaticky zaznamená a označí za zaplatenú. V prípade, že je už, naopak, po splatnosti a peniaze nikde, program sám odošle klientovi upomienku.
Výhody:
● Faktúry sú správne.
● Vytvorenie faktúry zadarmo umožňuje aj aplikácia v mobile. Používateľ zároveň v aplikácii vidí, či sú už faktúry zaplatené, t. j. informácie sú vždy po ruke.
● Tvorba faktúry je rýchla – zaberie len cca minútu.
● Doplnkové automatizácie šetria čas (napr. párovanie platieb a úhrad, automatické upomienky neplatičom, automatické vkladanie údajov na faktúry, generovanie následných dokladov).
● Faktúry sú uložené na zálohovaných serveroch.
● Zákaznícka podpora pomôže, keď si používateľ nevie rady.
● Súčasťou fakturačného programu sú štatistiky – napr. podnikateľ vidí, koľko zarobil.
● Možnosť prepojenia s ďalšími systémami, napr. e-shopom, nástrojom na evidenciu odpracovaného času atď.
● Podnikateľ môže dať svojmu účtovníkovi prístup do programu. Ten si sám stiahne všetky doklady a spracuje ich.
Nevýhody:
● Za používanie programu sa platí mesačný paušál (pohybuje sa od 5 € v závislosti od množstva funkcií).
● Je potrebné pripojenie na internet.
„Nedá sa povedať, koľko percent podnikateľov využíva jednotlivé spôsoby fakturácie. Ale všeobecne rastie využívanie fakturačných programov s tým, ako nastupuje nová generácia podnikateľov, ktorá je zvyknutá riešiť všetko pomocou pár kliknutí v aplikácii,“ povedal Kriváň.
Začiatky s online fakturáciou
Keď si budete vyberať fakturačný nástroj, okrem ceny si všímajte aj funkcie, ktoré ponúka, a jeho celkovú prehľadnosť. „U nás to je napríklad tak, že nový používateľ má iDoklad na 30 dní zadarmo. Počas tohto testovacieho obdobia zistí, či mu vyhovuje a nič neriskuje,“ dodal Kriváň.
Cieľom iDokladu je podnikateľom maximálne uľahčiť fakturovanie, aby sa mohli venovať tomu, čo ich v podnikaní najviac baví.