Archivácia podľa zákona o účtovníctve
Podľa zákona o účtovníctve je doba archivácie osobných spisov 20 rokov. V rôznych brožúrkach je uvedená doba archivácie osobných spisov až 45 rokov -- je to odporúčaná doba archivácie? V ktorom zákone sa to hovorí? Nebude mať daňový úrad z hľadiska dane z príjmov námietky, ak výnos časovo rozlíšime na 45 rokov, keď podľa zákona o účtovníctve je doba archivácie osobných spisov 20 rokov? Má náš zákazník povinnosť časovo rozlíšiť vynaložené náklady na uschovanie písomností?
-- Archiváciou osobných spisov máte zrejme na mysli úschovu mzdových listov a údajov z nich potrebných na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia. V zmysle § 31 ods. 2 písm. b.) zákona č. 563/1991 Zb. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej iba zákon o účtovníctve) sa mzdové listy, príp. účtovné písomnosti ich nahrádzajúce uschovávajú aspoň po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Údaje z nich je potrebné pre účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia uschovávať po dobu 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Tieto doby stanovené zákonom možno pokladať za minimálne a ich nedodržanie má za následok sankcionovanie za porušenie povinností podľa zákona o účtovníctve. Archivácia daných dokladov po dobu dlhšiu ako stanovuje zákon je individuálnou záležitosťou účtovnej jednotky. Čo sa týka časového rozlišovania výnosov dosiahnutých z archivácie spisov po dobu dlhšiu ako stanovuje zákon, možno konštatovať, že správca dane by nemal mať žiadne námietky v takom prípade, ak sa váš zákazník rozhodne archivovať tieto spisy prostredníctvom vašej služby aj po dobu 45 rokov. Dôležité je, aby ste fakturovanú sumu časovo rozlíšili na celé obdobie, na ktoré máte uzatvorenú so zákazníkom zmluvu o dlhodobej úschove písomností. U vášho zákazníka však bude vhodné mať pripravenú adekvátnu obhajobu (pre prípad daňovej kontroly) na zdôvodnenie objednania služby archivácie na takú dlhú dobu. Správca dane by totiž mohol na takýto výdavok prihliadať ako na výdavok nespĺňajúci podmienku § 24 ods. 1 zákona č. 366/1999 Z. z. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej iba zákon o daniach z príjmov). Rovnako ako vy v prípade výnosov, aj váš zákazník by mal časovo rozlišovať výdavok, ktorý vynaložil v určitom roku na zaplatenie vašich služieb poskytovaných v priebehu určitého nasledujúceho obdobia. Takýto výdavok bežného roka, ktorý sa však týka nákladov v budúcich zdaňovacích obdobiach, je potrebné účtovať prostredníctvom účtu 381, nakoľko je zrejmé vecné vymedzenie účtovného prípadu, cena a obdobie, ktorého sa týkajú. Zodpovedanie otázok z oblasti účtovníctva kolektívom audítorov, daňových poradcov a pracovníkov firiem zaoberajúcich sa ekonomickým poradenstvom si môžete prečítať na stránkach dvojtýždenníka Účtovný tip.
Reklamácie a dobropisy
V prípade nedodania celého dohodnutého množstva tovaru, výrobkov, materiálu, alebo ak má dodávka vady a nedostatky, má odberateľ právo dodávku reklamovať. Táto možnosť mu vyplýva priamo z ustanovení záväzkových obchodných vzťahov, z Obchodného resp. z Občianskeho zákonníka.
-- Postup pri reklamácii: Reklamáciou je treba rozumieť podanie správy dodávateľovi kupujúcim alebo zhotoviteľovi diela odberateľom o vadách dodávok tovarov, prác a služieb. Aby bola reklamácia právne účinná musí byť podaná za podmienok ustanovených:
a) predávajúcemu v súlade s ustanoveniami § 428 Obchodného zákonníka,
b) zhotoviteľovi diela v súlade s ustanoveniami § 562 Obchodného zákonníka. Reklamáciu u dodávateľa uplatňuje odberateľ. O reklamačnom konaní je vhodné spísať reklamačný protokol, v ktorom sa uvedú zistené nedostatky dodávky, napr. vyfakturované a nedodané množstvo, vady dodávky, nezodpovedajúca kvalita a pod. Dodávateľ v reklamačnom protokole zreteľné vyjadrí či reklamáciu uznáva alebo nie. Na uznané reklamácie sa vystavuje v prospech odberateľa dobropis, ktorý vždy vystavuje dodávateľ. Dôležité si je uvedomiť, že odberateľ v žiadnom prípade nemôže sám znižovať cenu prijatej dodávky. V prípade, že dodávateľ reklamáciu nechce uznať a odberateľ je presvedčený o vadách dodávky, môže si právo reklamácie uplatňovať súdnou cestou.
Dobropisy
Dodávateľ vystavuje dobropisy okrem uznaných reklamácií aj v prípadoch poskytovania rôznych zliav odberateľovi. Uznaná reklamácia má u dodávateľa vplyv na zníženie ceny dodávky (napr. nedodané a vyfakturované množstvo, zníženie ceny z titulu nižšej kvality) prípadne na jej stornovanie, ak sa celá dodávka vráti. Vystavený dobropis u dodávateľa znižuje hodnotu pohľadávky, alebo príjem, ak bola pohľadávka už zaplatená. U platiteľa DPH vystavený dobropis má povahu daňového dobropisu podľa § 19 zákona o DPH a znižuje cenu zdaniteľného plnenia a sumu DPH na výstupe.
Účtovanie dobropisov u dodávateľa
Účtovanie dobropisov na uznané reklamácie alebo z titulu poskytovania zliav závisí od toho, či pohľadávka už bola alebo nebola zaplatená alebo či bola na dodávku poskytnutá záloha. Ak je vystavený dobropis k faktúre, ktorá ešte nebola uhradená dodávateľ účtuje o dobropise len v knihe pohľadávok, ako zníženie pohľadávky. Napríklad podnikateľ M. Janík, ktorý nie je platiteľ DPH dodal podnikateľovi I. Bárovi zámkovú dlažbu v hodnote 150 000 Sk. Spolu s dodávkou bola zaslaná aj faktúra. Podnikateľ I. Bára zistil, že dlažba je nekvalitná a nezodpovedá dohodnutým podmienkach a celú dodávku vrátil. Podnikateľ M. Janík dodávku prijal späť a vystavil na celú sumu dobropis. Účtovanie u p. Janíka bude nasledovné:
1. vystavená faktúra v sume 150 000 Sk bude účtovaná v knihe pohľadávok,
2. vystavený dobropis v sume 150 000 Sk sa zaúčtuje v knihe pohľadávok ako storno faktúry.
Dodávateľ, ktorý je platiteľom DPH vystaví za uvedených podmienok daňový dobropis o ktorom bude účtovať v knihe pohľadávok aj v knihe evidencie DPH. V prípade vystavenia dobropisu k faktúre, ktorá už bola zaplatená, je dobropis u dodávateľa záväzkom z titulu reklamácie a účtuje o ňom v knihe záväzkov.